Przyszłość przestrzeni biurowych w postpandemicznej rzeczywistości

Często na szybko przygotowane miejsce do pracy i permanentna obecność współmieszkańców w ograniczonej przestrzeni domowej wpływały negatywnie na efektywność i skupienie w pracy. Jednak w miarę upływu czasu wielu z nas zaadaptowało sobie przestrzeń i dostrzegło komfort pracy z domu. Badania pokazują, że 87% badanych chce pracować zdalnie, w tym 48% z możliwością przyjścia do biura, np.: raz w tygodniu, 23% w kilka dni w miesiącu, 16% wyłącznie zdalnie¹ . Z kolei wg raportu Accenture 35% badanych chciałoby zwiększyć częstotliwość pracy z domu w przyszłości, co ciekawe ta liczba wzrasta do 48% w grupie badanych, którzy wcześniej nigdy nie pracowali zdalnie.² W październiku 2020 r. Microsoft pozwolił wielu pracownikom na stały home office. Z kolei Facebook przewiduje, że w ciągu 5-10 kolejnych lat, nawet 50% ich pracowników będzie pracować zdalnie na stałe.

Czy biurowce znikną?

W związku z tym pojawiają się różne przewidywania odnośnie przyszłości biur w postpandemicznej rzeczywistości: od całkowitego zniknięcia przez zmniejszenie metrażu do konieczności przeprojektowania lub zaprojektowania tych przestrzeni, by dopasować je z jednej strony do nowych oczekiwań i potrzeb pracowników, z drugiej strony do nowych warunków pracy w przyszłości (np. do kwestii bezpieczeństwa).

Biura nie znikną, gdyż zgodnie z koncepcją BA (tłum. z j. japońskiego na j. angielski jako place) zaadaptowaną do nauk o zarządzaniu przez I. Nonakę, teoretyka organizacji jest to miejsce niezbędne do wytwarzania wiedzy: dzielenia się nią, przetwarzania i generowania pomysłów. BA to wspólna przestrzeń/miejsce dla powstających relacji między ludźmi. To może być przestrzeń fizyczna (jak biuro), wirtualna (e-maile, telekonferencje), umysłowa (wymiana doświadczeń, pomysłów, ideałów) lub jakakolwiek ich kombinacja.³ Biura mogą się także przekształcić: przenieść się całkowicie lub częściowo do świata wirtualnego i jednocześnie korzystać z elastycznego najmu (tzw. core&flex – krótkoterminowy najem przestrzeni roboczej czy współdzielonej np. na potrzeby realizacji projektu). Niektóre biura dałyby radę również zmienić swoją powierzchnię – zmniejszyć ją, gdyby wszyscy pracownicy pracowali w modelu hybrydowym na zmiany lub zwiększyć, by móc zapewnić dystans fizyczny, gdyby znów pojawiła się taka konieczność.

Biuro hybryda

Być może biura staną się po prostu miejscami interakcji społecznych, współpracy i generowania pomysłów (funkcjonowanie w module hub and club), a praca samodzielna będzie wykonywana w domu. Według raportu CBRE minusem pracy zdalnej dla 59% badanych było to, że nie widzą twarzy dookoła siebie.⁴ Zatem w trakcie wykonywania pracy samodzielnej, wymagającej skupienia ważne jest to, że dookoła nas są ludzie i można z kimś porozmawiać (współpracownik jest za ścianą) lub można wymienić uśmiech w open space. W biurze nawiązują się relacje między pracownikami, które sprzyjają inspiracji i motywacji oraz buduje się poczucie wspólnoty. Kreatywność i efektywność w rozwiązywaniu zadań zależy od współobecności, od możliwości spotykania się i prowadzenia także nieformalnych rozmów. Podczas pracy zdalnej badanym najbardziej brakowało rozmów ze współpracownikami (59%), bezpośrednich spotkań (54%) i wspólnych lunchy (36%).⁵ Komunikacja, która nie odbywa się twarzą w twarz jest bardziej funkcjonalna i zorientowana na zadanie, mniej bogata i wieloaspektowa. W porównaniu z rozmowami wymagającymi współobecności, listy, notatki służbowe, faksy i e-maile wydają się mniej skuteczne w budowaniu i podtrzymywaniu długoterminowych relacji zaufania. Z kolei współobecność zapośredniczona (wspólnie widziane, lecz fizycznie odległe ekrany) pozwalają wytwarzać relacje my – oznacza to, że życie na monitorze może na nieco dłuższą metę doprowadzić do wytworzenia nowych form symulowanej współobecności.⁶ Dlatego też dobrze zaprojektowane biuro przyszłości postcovidowej to prawdopodobnie będzie przestrzeń hybrydowa, w której zacierają się granice między światem realnym i światem wirtualnym, pracą online i pracą offline.

COVID-19 przenosi się drogą kropelkową, oznacza to, że bezpośredni kontakt z wieloma osobami zwiększa prawdopodobieństwo jego przenoszenia. Dlatego właśnie zmniejszenie interakcji i izolacja mają hamować jego rozprzestrzenianie. Wydaje się zatem, że przebywanie w określonej grupie przez dłuższy czas jest konkretnym rozwiązaniem.

Przestrzeń do przebudowania

Rozważania na temat przyszłości biur po pandemii COVID-19 zaowocowały wieloma raportami (m.in.: raporty Kinnarps, Skanska i InFuture Institute, Cushman & Wakefield) oraz wypowiedziami architektów i projektantów na temat zmian, jakie powinny zajść w biurach. Wśród cech biur wymienianych w przywołanych źródłach dominowały: elastyczność, wielofunkcyjność/strefowość, modułowość i bezpieczeństwo. Przestrzeń ma być łatwa do przebudowy (przy użyciu mebli modułowych i mobilnych, różnego typu ścianek), tworzenia tymczasowych miejsc pracy dla pracowników (wykonujących swoje obowiązki tylko w niektóre dni w biurze), współdzielonych miejsc pracy (tzw. hot desk) i miejsc do pracy na chwilę, przeznaczonych na krótkie spotkanie czy szybką wymianę informacji (tzw. touch down), tworzenia miejsc do pracy hybrydowej oraz wielofunkcyjna z wydzielonymi strefami pracy o różnym charakterze – miejscami dla pracy indywidualnej, pracy zespołowej, ale i miejscami dla nieformalnych rozmów i spotkań (ta cecha koncepcji w projektowaniu Activity Based Working stała się jeszcze bardziej wyraźna).

Biura mają przypominać przestrzenie domowe pod kątem mebli (np. kanapa, fotel), komfortu akustycznego, dostępu do naturalnego światła, obecności zieleni, możliwości personalizacji miejsca pracy oraz bezpieczeństwa (np. przestrzeń powinna być tak zaprojektowana, żeby zachować dystans fizyczny). Ta domowość biura odnosi się także do naczelnej zasady koncepcji Activity Based Working, czyli to pracownicy najlepiej wiedzą, czego potrzebują, więc przestrzeń do pracy powinna wyglądać tak, aby mogli sami decydować, jak i gdzie chcą pracować.

Praca w zgodzie z naturą

Kluczem do dobrego projektu biura w przyszłości postpandemicznej jest zatem projektowanie nastawione na dobre samopoczucie człowieka (wellbeing design), w ramach którego mieści się projektowanie biofilne (biophilic design). Projektowanie biofilne bazuje na pierwotnym związku człowieka z naturą oraz założeniu, że otoczenie wpływa na komfort i efektywność pracy. Wykorzystuje ono m.in.: naturalne materiały, rośliny, zapewnia dostęp do wysokiej jakości powietrza i maksymalnie możliwy dostęp do naturalnego światła, komfort termiczny i komfort akustyczny, miejsca schronienia (może to być strefa do odpoczynku lub kanapa z wysokim oparciem), czego efektem jest zrównoważona przestrzeń do pracy. Celem wellbeing design jest więc zaprojektowanie przestrzeni pod względem fizycznym, psychologicznym, społecznym i ekologicznym w taki sposób, aby pracownik w tej przestrzeni mógł się poczuć komfortowo.

¹ Praca i rekrutacja zdalna w oczach pracowników, 2020, https://media.pracuj.pl/111479-pol-roku-pracy-i-rekrutacji-zdalnej-dane-pracujpl
² COVID-19 is Reshaping the Consumer Goods Industry, 2020,https://www.accenture.com/_acnmedia/PDF-127/Accenture-COVID-19-CGS-Pulse-Survey-Research-Wave-4.pdf
³ I. Nonaka, N. Konno, The concept of „Ba”: Building of foundation for knowledge creation, California Management Review, vol 40, nr 3, 1998, s. 40-41.
⁴ Working form home-survey, 2020, cbre.pl/en/covid-19/work-form-home-survey-2020?article=515ac269-f1b1-45c5-a013-1f68915fb16d&feedid=81f8258f-648f-4790-b7c6-3772d13662cf
⁵ j/w
⁶ J. Urry (2008), Sieci społeczne, podróże i rozmowy, w: Socjologia codzienności. red. P.Sztompka, M. Bogunia-Borowska, Kraków: Wydawnictwo Znak, s. 280-281.

dr

Anita Basińska

Biogram